Dinero invisible
El dinero invisible de una distribuidora, calculado en una tarde
Tres fugas que casi toda distribuidora tiene y ningún reporte muestra: cotizaciones sin seguimiento, captura doble y cartera que envejece. Cómo ponerles monto.
· aety
Llamamos dinero invisible al que se pierde entre procesos: no aparece en el estado de resultados como gasto, porque nunca llegó a ser ingreso, o porque se fue en horas que nadie cuenta.
En una distribuidora —materiales, ferretería al mayoreo, abarrotes, refacciones— casi siempre se esconde en tres lugares. Los tres se pueden medir en una tarde con datos que ya tienes.
Los números de los ejemplos son inventados para ilustrar la cuenta. Cambia cada uno por el tuyo.
1. Cotizaciones que nadie siguió
La cotización se manda por WhatsApp o correo. El cliente no contesta. Nadie vuelve a escribirle.
Qué contar: las cotizaciones del último mes y cuántas se cerraron. De las que no se cerraron, cuántas recibieron un segundo mensaje.
La cuenta:
cotizaciones sin seguimiento × tasa de cierre de las que sí se siguen × ticket promedio × margen
Ejemplo: 120 cotizaciones sin seguimiento × 15% × $8,000 × 20% de margen = $28,800 de margen al mes que ni siquiera se intentó cobrar.
La tasa que importa es la de las cotizaciones con seguimiento, no la general. Si no la conoces, ese es el primer hallazgo.
2. El mismo pedido capturado dos o tres veces
El vendedor lo anota en el chat, alguien lo pasa al sistema para surtir y alguien más lo vuelve a capturar para facturar.
Qué contar: cuántas veces se teclea un mismo pedido, cuánto tarda cada captura y cuántos pedidos salen al mes.
La cuenta:
pedidos al mes × capturas de más × minutos por captura × costo por minuto de quien captura
Ejemplo: 900 pedidos × 2 capturas de más × 4 min × $1 por minuto (un sueldo de unos $10,500 al mes) = $7,200 al mes en tecleo. Y eso sin contar los errores: cada captura extra es una oportunidad de surtir lo que no era.
3. La cartera que envejece sin que nadie la toque
El crédito se da a ojo. La factura vence. Alguien se da cuenta a los 60 días.
Qué contar: saldo vencido por antigüedad (30, 60, 90+ días) y cuántos de esos clientes recibieron un aviso antes de vencer.
La cuenta: no hay fórmula universal, pero sí una pregunta: ¿qué parte de lo que hoy tiene más de 90 días recibió un recordatorio a tiempo? Lo que nunca se cobró por olvido es la fuga más barata de tapar.
Lo que sale de la tarde
Tres cifras con nombre. Suman una cantidad al mes que casi nunca aparece en ningún reporte, porque cada una vive en un lugar distinto: el chat, el almacén y el banco.
Esa suma sirve para una cosa concreta: saber cuánto vale la pena invertir para recuperarla. Si la fuga es de $50,000 al mes, un sistema que cuesta tres veces eso de arranque no tiene sentido. Uno que cuesta menos de dos meses de fuga, probablemente sí.
Para no hacerla a mano, usa la calculadora de dinero invisible. Y si quieres una segunda opinión, agenda un diagnóstico: es exactamente lo que hacemos en la primera semana.